Aunque no es la única, la comunicación es una herramienta fundamental en cualquier equipo de trabajo que busque obtener buenos resultados. Esto se debe a que es la clave para lograr el éxito y la eficiencia en la realización de las tareas entre todos los miembros del mismo. Dicho con otras palabras, no tenemos duda de que, en cualquier entorno laboral, la habilidad de comunicarse de manera efectiva puede marcar la diferencia entre un equipo cohesionado y uno en el que sólo existen malentendidos y conflictos entre el personal del mismo.
En este sentido, es fundamental mantener una buena comunicación, ya que permite una mejor comprensión entre los miembros del equipo, hace que el ambiente sea más colaborativo y amable. Además, fomenta la creatividad y abre la posibilidad de que los empleados/as se atrevan a innovar y buscar soluciones originales, menos convencionales, pero más efectivas.
Esto es esencial ya que, el hecho de mantener una comunicación clara y transparente ayuda a mantener a todos los miembros del equipo al tanto de los objetivos, expectativas y responsabilidades individuales y colectivas. Esto, finalmente termina teniendo efectos muy positivos, ya que aumenta la eficiencia y la productividad.
No todas las empresas ni equipos de trabajo colaborativos tienen la suerte de disponer de una correcta comunicación que logre estos resultados. Por este motivo, en este artículo te vamos a dar, si los necesitas, algunos consejos para saber cómo mejorar la comunicación en los equipos de trabajo.
Cuida tu lenguaje verbal y no verbal
La comunicación entre los miembros de un equipo de trabajo es totalmente fundamental, pero mucho más importante es la actitud de la persona que lidera dicho grupo de trabajo. De hecho, es importante cuidar el lenguaje verbal y corporal (no verbal) para transmitir correctamente lo que quieres decir en cada momento y situación determinada. Es decir, gracias a ello, sabrás transmitir mensajes de una manera clara y coherente para generar una imagen positiva de respeto y confianza.
Es importante que los miembros del equipo vean a una persona segura de sí misma que sabe perfectamente lo que está haciendo y lo que quiere a cada momento. No des órdenes contradictorias que puedan confundir a los empleados/as y desatar el caos. Además, para reforzar este punto, debes cuidar la expresión facial y tu lenguaje corporal, así como tus gestos.
Trata de controlar los estados de ánimo y mantener el contacto visual. Del mismo modo, controla la postura del cuerpo, la posición de tus piernas y el movimiento de tus pies, así como el de los gestos que haces con las manos para transmitir mayor seguridad. En cuanto al tono de voz, debe ser firme, pero controlado y respetuoso cuando haga falta.
Recuerda que, en la actualidad, la figura tradicional del jefe que da órdenes de forma brusca sin escuchar a sus empleados/as está siendo sustituida por la del líder. Los resultados son mucho mejores, ya que el ambiente que se genera es mucho más distendido y los miembros del equipo, al sentirse más realizados y relajados, trabajan mucho mejor, incrementando la productividad.
Establecer canales de comunicación claros
Además de contar con un líder que disponga de habilidades comunicativas, el hecho de establecer canales de comunicación claros entre todos los miembros del equipo, es fundamental para alcanzar los objetivos más rápidamente. Como hemos comentado, la falta de comunicación en una empresa puede generar malentendidos y conflictos, que pueden ser graves y que pueden terminar ocasionando retrasos graves en los proyectos.
En este sentido, es importante que organices el espacio de trabajo de una manera coherente. Por ejemplo, es importante que aquellas personas que están realizando tareas con una misma finalidad o que tengan que estar en contacto se encuentren cerca para poder resolver las dudas con la máxima rapidez posible.
Del mismo modo, es ideal que los empleados cuenten, a nivel interno, con un chat y con acceso a herramientas como el correo electrónico, el teléfono y las redes sociales, o aplicaciones de listas de tareas, entre otras. De esta manera, la comunicación se vuelve más fluida y sencilla y los proyectos se pueden finalizar dentro de los plazos establecidos.
A nivel externo, también deben existir medios similares para poder mantener el contacto con los proveedores o con los clientes para atender y resolver dudas o cualquier problema que pueda surgir de la manera más rápida posible. Por ello, si te preguntas cómo mejorar la comunicación en un equipo, es fundamental establecer los canales de comunicación.
Definir los roles y las responsabilidades
Uno de los principales problemas en aquellos equipos de trabajo ocurre cuando los miembros de un equipo de trabajo no tienen claros cuáles son sus roles y hasta dónde alcanzan sus responsabilidades. Por ello, si estás pensando en cómo mejorar la comunicación en equipos de trabajo, es necesario tenerlo en cuenta.
De esta manera, evitarás que el trabajo se realice de forma duplicada o de manera confusa y desorganizada por falta de comunicación y que cada persona asuma su papel dentro de la organización. Cuando todos los trabajadores asumen perfectamente cuál es su rol cada miembro del equipo se enfoca en sus propias fortalezas, lo que es fundamental para lograr resultados óptimos.
Para ello, es necesario que el líder evalúe las fortalezas y las debilidades de cada uno de los miembros del equipo para asignarles un rol determinado dentro del equipo. Con ello se mejora la comunicación, se pueden desarrollar mucho mejor las habilidades individuales y el trabajo se distribuye de forma efectiva, incrementando la eficiencia y la productividad.
Fomentar la escucha activa y la empatía
Se trata de una de las medidas más importantes y es muy fácil de aplicar. Se trata de cómo mejorar la comunicación en equipos de trabajo generando un ambiente positivo. A todo el mundo le gusta sentirse apoyado, comprendido y motivado. Y la mejor manera de hacerlo es poniendo en práctica la escucha activa.
Este punto puede combinarse con el primero del que hemos hablado, ya que es importante cuidar tu propio lenguaje verbal y no verbal y fijarte en el de los demás. De esta manera, podrás empatizar con otros miembros del equipo si están nerviosos o preocupados por algo en concreto, tenga o no que ver con el entorno laboral.
También es importante respetar los turnos al tiempo que mantienes una conversación. En aquellos entornos donde los trabajadores se interrumpen constantemente, es probable que algunas personas terminen cohibidas y dejen de dar su opinión. Esto es nefasto para la continuidad de la organización, ya que se interrumpe el flujo comunicativo. El entorno debe ser empático, y la comunicación, recíproca.
Cultivar un entorno abierto y confortable para todos/as
Como hemos comentado antes, la empatía es fundamental, ya que garantiza que todas las personas se sientan escuchadas y trabajen para realizar sus labores de la mejor manera posible. Por ello, el ambiente debe ser de máximo respeto, por ello, lo mejor y más importante es rechazar los juicios de valor y los calificativos despectivos dentro del propio equipo de trabajo.
Asimismo, si te preocupa cómo mejorar la comunicación en equipos de trabajo, también es recomendable tratar de evitar temas polémicos relacionados con el deporte, la política o temas morales. Estas diferencias de opiniones, en muchos casos son irreconciliables y pueden provocar conflictos entre los empleados y cerrar la comunicación entre los mismos/as.
Team building y actividades participativas
Otra de las mejores maneras de mejorar la comunicación en un equipo de trabajo es fomentar la confianza entre los empleados/as. Una buena manera de hacerlo es gracias a la celebración de actividades participativas, como comidas y cenas de empresa cada cierto tiempo o la realización de un buen Team Building.
De esta manera, aquellas personas más tímidas, tendrán el espacio necesario para expresarse de manera ordenada al mismo tiempo que se fomenta la integración y la construcción del espíritu de equipo. Esto es fundamental para fortalecer algunas debilidades comunicativas que puedan existir entre los trabajadores/as.
En resumen, podemos decir que una comunicación efectiva es la piedra angular de todo equipo de trabajo que quiera ser eficiente y alcanzar los objetivos en el tiempo establecido. Los beneficios son claros, y, entre ellos, podemos destacar una mayor comprensión, un ambiente más colaborativo que hace que los miembros se puedan mostrar más innovadores y, en consecuencia, más eficientes.
Para lograrlo, es esencial que un/a líder cuide su lenguaje y su actitud hacia sus subordinados. Establecer canales de comunicación claros, definir roles y responsabilidades, fomentar la escucha activa y la empatía, y mantener un entorno respetuoso son algunas de las claves fundamentales para lograrlo. Además, las actividades de team building fortalecen la confianza. Siguiendo estos consejos que te acabamos de dar, podrás hacer que tu equipo alcance los niveles más altos en cuanto a comunicación y rendimiento.