Organizar un evento de empresa es fundamental para llevar a cabo diferentes acciones, como puede ser la de promocionar un nuevo producto —el cual contará con rueda de prensa y/o gala para los invitados especiales y para la prensa—, reforzar la creación de equipos de alto rendimiento —mediante las actividades team building—, celebrar una congregación anual —para tratar temas específicos en profundidad—, cenas de Navidad y otras muchas actividades. En Viviendo del Cuento somos conscientes de lo importante que resultan los eventos para empresas y lo complejo que puede resultar, en algunos casos, su organización. Por eso en este artículo vamos a explicarte algunos trucos y consejos sobre cómo debes hacerlo. ¡Sigue leyendo para más información!
Tipos de eventos para empresa
Lo primero que debes saber antes que nada es conocer cuáles son los diferentes tipos de eventos para empresas que existen. Es fundamental que los conozcas para que, en función de las características de cada uno, elijas el que más te conviene y lo planifiques de la mejor forma posible. Así conseguirás lograr tu objetivo.
Actividades team building
Las actividades team building tienen como fin mejorar la productividad de la empresa mediante la creación de equipos de alto rendimiento. Este tipo de actividades se basan en juegos y pruebas de lo más originales y divertidas —lo que garantizan un estupendo momento de diversión para los trabajadores—. Ahora bien, mediante el entretenimiento y la planificación se consigue reforzar los valores y la imagen que quiere transmitir la empresa y lograr, entre otras, que mejore la comunicación por parte del personal, reforzar el sentimiento de pertenencia a la empresa de los empleados, mejorar el ambiente laboral y la organización y aumentar la creatividad grupal. Todo ello con el fin de mejorar la productividad y rendimiento de la empresa, como hacemos en Viviendo del Cuento.
Ruedas de prensa
Las ruedas de prensa se utilizan para promocionar un nuevo producto o servicio, así como para emitir un comunicado importante sobre algunos aspectos que afecten de manera directa a la empresa —por ejemplo, nuevas colaboraciones, nuevos proyectos, aclaraciones de polémicas…—. La rueda de prensa debe convocarse con antelación para que los periodistas de los distintos medios puedan acudir a ellas y ampliar la cobertura.
Roadshow
El roadshow consiste en una acción de marketing que se basa en varios eventos itinerantes en distintas zonas geográficas. Estos tienen como fin captar más clientes dándole mayor visibilidad a la marca en cuestión.
Celebraciones de la empresa
En este tipo de eventos se encuentran todos aquellos que tienen un carácter lúdico y de celebración, como puede ser el aniversario de la empresa —para los clientes y empleados—, las cenas de Navidad —para los empleados—y otros muchos. En ellos se transmiten los valores de la compañía y se agradece la participación, así como el esfuerzo y trabajo.
Ferias y exposiciones
Estos eventos suelen durar varios días —por lo general, el tiempo que suele durar una feria o la exposición en concreto—. En este tipo de eventos el objetivo principal es aumentar las ventas dando visibilidad a la marca de manera presencial ante un nuevo público más amplio y diverso. Para ello, es necesario contar con un stand, preparar un programa de actividades, catering o merchandising…
Congresos
Estos eventos para empresas son de carácter corporativo. Esto quiere decir que están destinados a profesionales para tratar un tema en profundidad. En ellos, distintos ponentes van tratando aspectos del tema principal del congreso o de la convención, además cuentan con una gran cantidad de asistentes.
Convenciones y juntas de accionistas
Estas están encaminados únicamente a los miembros de la empresa y a sus colaboradores. El objetivo de las mismas es transmitir los resultados obtenidos, así como favorecer el net-working, entre otras.
Planificación de eventos para empresas
La planificación de un evento para empresa depende, como hemos visto, del tipo de acto que se vaya a llevar a cabo. Por lo tanto, para llevar a cabo la planificación de los eventos para empresas hay que tener en cuenta lo siguiente.
Definir adecuadamente los objetivos
Definiendo adecuadamente los objetivos te resultará muy sencillo elegir un tipo de evento u otro. Para ello debes detallar cuáles serán de la forma más clara posible para que posteriormente puedas medir de manera cuantitativa y cualitativa los resultados. Para ello, independientemente del evento, ten en cuenta lo siguiente:
- Los objetivos deben ser claros y precisos.
- Deben definirse de manera cualitativa y cuantitativa para que puedan medirse.
- Los objetivos deben influir en un colectivo mediante una acción determinada (por ejemplo, comprar un producto o mejorar la cohesión de un grupo).
- Los objetivos se deben enfocar en el contenido del evento, no en la organización como tal.
Trabaja la comunicación del evento
Fundamental para promocionarlo y publicitarlo como es debido. Este paso dependerá del departamento de marketing y, en caso de ausencia, será conveniente contratar un servicio especializado para que tenga éxito. En cualquier caso, hay una serie de aspectos y canales que debes trabajar. Estos son:
- La página web y el blog mediante banners y artículos publicitarios.
- Las redes sociales (antes, durante y al finalizar el evento).
- Publicidad SEM.
- Boletines informativos o mailing.
Redacta una lista de tareas
Una vez tengas decidido cuáles son los objetivos y cómo lo vas a promocionar, lo siguiente que debes hacer es redactar una lista de tareas para que no se te olvide nada. Apunta todo lo que se te ocurra y considera las cuestiones del alquiler del local, del equipo de iluminación y sonido, la señal wifi, el aforo, el aparcamiento, la organización a los accesos a las butacas, el catering, el hashtag para redes sociales, los ponentes del evento…
Prioriza el contenido
El contenido siempre es lo más importante. Por tanto, debes asegurarte de que este resulte útil y relevante contando siempre con la participación de referentes en el sector o proporcionando desde la empresa la información y conocimientos que los inversores y accionistas desean conocer, entre otras.
Administración de los gastos
Para administrar adecuadamente los gastos de eventos para empresas puedes utilizar softwares específicos o, en algunos casos, contar con asesoramiento externo. Lo más importante, ante todo, es ceñirse al presupuesto.
Creatividad y originalidad
Para dejar huella en la memoria de los asistentes. Puedes contar con los servicios de profesionales enfocados en la organización de eventos de todo tipo que te ayuden a darle un aire relajado y divertido. Dependiendo del presupuesto de la empresa, las posibilidades son muchas y muy variadas.
Piensa en un plan B
Obviamente no vas a sustituir un evento por otro, pero sí puedes pensar en un plan B en caso de que algunos de los actos programados dentro del evento no salgan como se esperaba. Por ejemplo, en el caso de que un asistente (ponente) no pueda acudir. Para ceñirse al programa tendrás que pensar en una alternativa.